Sus clientes gestionan sus pedidos y tarjetas. Su equipo solo aprueba.
Una plataforma hecha en Lovable con dos entradas: un portal donde cada empresa cotiza, carga su orden de compra, ve sus seriales y pide la activación, y un panel donde cada área de InComm hace su parte del pedido.
- 2Frentes
- 11Módulos
- 2Modalidades
01 · Resumen
Lo que proponemos, en pocas palabras.
Hoy cerca del 80% del tiempo del área comercial se va en operación: pasar rangos de seriales a listas, transcribir fotos para activar, mover órdenes de compra y facturas entre correo, Drive y Excel, y estar pendiente de los 90 días de cada tarjeta.
La plataforma pone todo ese trabajo en un solo lugar. Cada pedido tiene un número y ahí quedan su cotización, su orden de compra, sus seriales, sus activaciones y su factura. El cliente ve lo suyo y cada área ve lo que le toca. Se puede hacer de dos formas: la construimos nosotros completa, o acompañamos a su equipo para que la construya.
02 · El problema
Hoy cada pedido pasa por correo, WhatsApp, Drive y Excel.
Las tarjetas son físicas y llegan inactivas. Desde que se activan hay 90 días para usarlas y desde el día 91 se descuentan $5.500 cada mes. En un mismo pedido participan Comercial, Movii, Logística, Operaciones, Financiera y el Call Center de USA, y Comercial termina coordinando cada paso.
| Proceso | Hoy | Con la plataforma |
|---|---|---|
| Vinculación | Documentos por correo y seguimiento en hilos paralelos. | El prospecto carga sus documentos en el portal y ve en qué va su estudio de riesgos. |
| Cotización y pedido | Cotizaciones y OC guardadas en Drive y enlazadas a mano en Excel. | La cotización aplica sola el descuento del cliente y la OC queda ligada al pedido. |
| Seriales | Logística entrega rangos y Comercial los desglosa uno a uno. | Logística registra el serial inicial y final, y el sistema crea cada serial del pedido. |
| Activación | Fotos por WhatsApp que se transcriben y se envían por correo a Operaciones. | El cliente marca en su portal los seriales a activar y Operaciones los activa con un clic. |
| Vigencia | El cliente no sabe cuándo vence cada tarjeta. | Semáforo por serial y avisos automáticos a los 60, 75 y 85 días. |
| Redenciones | El archivo mensual de USA no se aprovecha. | Se importa el archivo y el cliente ve qué tarjetas siguen sin uso. |
| Facturación y cartera | Búsqueda de PDF y XML en carpetas y revisión semanal de cartera. | Facturas disponibles para el cliente y saldos actualizados para el equipo. |
| PQRS | Casos del Call Center USA gestionados por correo. | Caso registrado, compra validada y reposición ligada al serial nuevo. |
03 · La solución
Una sola plataforma con dos entradas: una para sus clientes y otra para su equipo.
Partimos del flujo y del modelo de datos que ustedes ya documentaron. Todos entran con el mismo usuario y contraseña, y la plataforma muestra a cada persona solo lo que le corresponde según su rol.
Portal del cliente B2B
Para clientes actuales y prospectos.
- Vinculación y documentosFormulario de datos fiscales, carga de RUT, Cámara de Comercio y formulario, y estado de la solicitud frente a riesgos.
- CotizadorSelección de Vanilla o referencias POSA con el descuento pactado para ese cliente y descarga de la cotización en PDF.
- Pedidos y órdenes de compraCarga de la OC, línea de tiempo del pedido y, para cajas de compensación y agencias, fecha de recepción en sede.
- Seriales y activaciónListado unitario de tarjetas, solicitud de activación por selección, semáforo de vigencia y reporte de redenciones.
- Facturas y saldoFacturas electrónicas en PDF y XML, saldo pendiente y facturas vencidas.
Backoffice interno
Para el equipo de InComm por área.
- ComercialPipeline de leads, vinculaciones, pedidos por aprobar con y sin cotización, y estado de cuenta del cliente antes de una recompra.
- LogísticaPedidos aprobados para despacho, generación de seriales desde el rango, guía, transportadora y fecha de entrega.
- OperacionesSolicitudes de activación, registro del recibo y confirmación, que avisa al cliente e inicia el conteo de 90 días.
- Facturación y carteraCruce de pedido, cotización, OC y factura, carga de PDF y XML, y actualización de saldos.
- PQRS y archivo de USACasos por fallas de tarjeta con reposición, e importación mensual del archivo de redenciones.
- Paso 1Vinculación y cotizaciónEl cliente se vincula, cotiza y carga su OC.
- Paso 2Aprobación y despachoComercial aprueba, se factura y Logística despacha.
- Paso 3ActivaciónEl cliente pide activar y Operaciones confirma.
- Paso 4SeguimientoVigencia, redenciones, cartera y PQRS.
04 · La demo
Véanla funcionando.
Armamos una demo con los once módulos para que la recorran y la muestren a gerencia. Los datos son de ejemplo, no se conecta a ningún sistema y se puede reiniciar cuando quieran.
Recorrido sugerido
- Seriales y activación. Como cliente, seleccione tarjetas inactivas y solicite su activación.
- Operaciones. En el backoffice, registre el recibo y active las tarjetas.
- Comercial. Apruebe el pedido habitual que llegó sin cotización.
- Logística. Registre el rango y vea cómo se crean los seriales.
- Archivo USA. Procese el archivo de ejemplo y revise el reporte de uso.
05 · Cómo se hace en Lovable
Lovable hace las pantallas. Supabase guarda la información.
Lovable construye la aplicación a partir de instrucciones escritas en español, como si se le explicara a una persona. Supabase es donde quedan guardados los datos, los usuarios y los archivos. Las dos herramientas vienen conectadas y funcionan como una sola.
En un proyecto de este tamaño lo que define el resultado es el orden. Primero se dejan claros los procesos, los datos y los permisos. Después se construye un módulo a la vez y cada área lo prueba antes de pasar al siguiente.
Orden de construcción
- Mapa de procesos. Flujo por área y reglas de negocio: pedidos con y sin cotización, condiciones POSA y Vanilla, estados del serial.
- Base de datos y permisos. Tablas, relaciones y roles antes de la primera pantalla.
- Acceso y vinculación. Registro, documentos y estados del estudio de riesgos.
- Cotizador y pedidos. Condiciones por cliente, PDF, OC y aprobación.
- Logística y activación. Seriales desde rango, solicitudes y control de vigencia.
- Cierre del ciclo. Facturación, cartera, PQRS e importación del archivo de USA.
Componentes
- Lovable: pantallas del portal y del backoffice, formularios, tablas y cotización en PDF.
- Supabase Auth: un solo acceso para clientes y equipo, con roles.
- Permisos por fila: cada empresa solo puede ver sus pedidos, seriales y facturas.
- Supabase Storage: documentos de vinculación, OC, recibos y facturas.
- Funciones automáticas: generación de seriales, avisos por correo, alertas de vigencia e importación del archivo de USA.
- GitHub: copia del código y registro de cambios.
Modelo de datos
Se conservan las siete tablas propuestas por InComm y se agregan las necesarias para completar el flujo.
06 · Modalidades
Ustedes eligen quién la construye.
Ambas modalidades parten del mismo mapa de procesos. La diferencia está en quién construye la plataforma y quién responde por ella.
Desarrollo completo
Nuestro equipo construye la plataforma y la entrega por módulos para que InComm la pruebe. Hacemos los ajustes que surjan y, después de la salida a producción, seguimos administrándola, dándole soporte y actualizándola.
En esta modalidad somos responsables del funcionamiento de toda la plataforma. El equipo de InComm valida y solicita cambios, pero no necesita construir.
Acompañamiento
El equipo de InComm construye la plataforma en Lovable y nosotros lo guiamos en sesiones de trabajo: cómo estructurar la base de datos, qué pedirle a Lovable y en qué orden, cómo conectar los módulos y cómo resolver bloqueos.
En esta modalidad la construcción y sus decisiones quedan a cargo del equipo de InComm. Es adecuada si se quiere formar capacidad interna para evolucionar la plataforma.
| Aspecto | Modalidad A · Desarrollo completo | Modalidad B · Acompañamiento |
|---|---|---|
| Quién construye | Nuestro equipo | El equipo de InComm, con nuestra guía |
| Responsable del funcionamiento | Nosotros, al 100% | InComm |
| Soporte y mantenimiento | Incluido en la operación mensual | No incluido; se cotiza por hora |
| Dedicación de InComm | Validar módulos y solicitar ajustes | Dos personas construyendo durante el proyecto |
| Tiempo estimado | Ocho semanas a producción | Depende del avance del equipo |
07 · Inversión
Cuánto cuesta cada modalidad.
Los valores están expresados en pesos colombianos. Los planes de Lovable y Supabase no están incluidos porque los paga InComm directamente al proveedor.
Modalidad A · Desarrollo completo
Por fases7.1 Servicios profesionales
| Mapa de procesos y diseño de la plataformaFlujo por área, reglas de negocio, roles y modelo de datos. | $500.000 |
| Fase 1 · Núcleo operativoAcceso y roles, vinculación, cotizador, pedidos y OC, logística con generación de seriales, activación y control de vigencia. | $4.500.000 |
| Fase 2 · Cierre del cicloFacturación y cartera, PQRS con reposición, importación del archivo de USA y reporte de uso. | $2.250.000 |
| Notificaciones automáticas por correoDespacho, entrega, activación, vinculación y alertas de vigencia. | $500.000 |
| Revisión de seguridadPermisos, accesos y datos expuestos antes de abrir el portal a los clientes. | $500.000 |
| Subtotal servicios profesionales | $8.250.000 |
7.2 Infraestructura y proveedores
| Dominio o subdominio de la plataforma, primer año | $50.000 |
| Planes de Lovable y Supabase | A cargo de InComm |
| Total implementación | $8.300.000 |
7.3 Forma de pago de la implementación
| Anticipo para iniciar, 30% | $2.490.000 |
| Entrega de la Fase 1 para pruebas, 40% | $3.320.000 |
| Salida a producción de la Fase 2, 30% | $2.490.000 |
7.4 Operación mensual
| Mantenimiento, soporte y actualizaciones de seguridadIncluye ajustes menores y la administración de la plataforma. Inicia con la salida a producción. | $750.000 / mes |
Modalidad B · Acompañamiento
Bolsa de horas7.1 Servicios profesionales
| Mapa de procesos y guía de construcciónFlujo por área, modelo de datos, roles, orden de construcción e instrucciones para Lovable por módulo. | $500.000 |
| Bolsa de acompañamiento de 20 horasSesiones de trabajo con el equipo, revisión de avances y resolución de bloqueos. | $2.250.000 |
| Total implementación | $2.750.000 |
7.2 Forma de pago
| Anticipo para iniciar, 50% | $1.375.000 |
| Al consumir 10 horas de la bolsa, 50% | $1.375.000 |
7.3 Servicios adicionales
| Recarga de bolsa de 20 horas | $2.250.000 |
| Revisión de seguridad antes de abrir el portal a clientes, recomendada | $500.000 |
| Soporte o corrección de fallas por cambios del equipo, por hora | $100.000 |
Opcional · Agente de WhatsApp
Aplica a ambas modalidades| Agente que atiende a clientes y prospectos por WhatsApp, conectado a la plataformaConsulta del estado del pedido y de la vigencia de las tarjetas, y registro de nuevos leads. Incluye la configuración del canal y el servidor del primer año. Se recomienda después de la Fase 1. | $1.200.000 |
| Canal de WhatsApp | $50.000 / mes |
08 · Tiempos
En producción en ocho semanas.
Los tiempos dependen de la disponibilidad de las áreas para validar y de tener creadas las cuentas de Lovable y Supabase.
- Semana 1Mapa de procesosSesiones con cada área y aprobación del modelo de datos.
- Semanas 2 a 5Fase 1Entregas semanales para probar cada módulo.
- Semanas 6 a 8Fase 2Cierre del ciclo, revisión de seguridad y salida a producción.
- Desde el mes 3OperaciónSoporte, mantenimiento y mejoras.
09 · Alcance
Qué entra y qué no entra.
Incluido
- Los cinco módulos del portal del cliente y los seis del backoffice descritos en la sección 3.
- Acceso único con roles y permisos por empresa.
- Generación de seriales desde rango y control de vigencia con alertas.
- Correos automáticos de despacho, entrega, activación y vinculación.
- Importación del archivo mensual de redenciones en CSV o Excel.
- Código respaldado en GitHub a nombre de InComm.
No incluido
- Emisión de factura electrónica ante la DIAN. La plataforma guarda y publica el PDF y el XML que emite el sistema actual.
- Integración directa con el ERP o sistema contable, con Movii o con los sistemas de USA.
- Consulta de saldo en línea con Vanilla, que depende de que exista un servicio disponible para conectarse.
- Envío masivo de campañas de email marketing.
- Migración de históricos de Excel y Drive, que se cotiza según volumen y formato.
- Planes de Lovable y Supabase.
10 · Preguntas frecuentes
Lo que suelen preguntar.
¿De quién es la plataforma y la información?
De InComm. Las cuentas de Lovable, Supabase y GitHub quedan a su nombre desde el primer día, con el código y todos los datos.
¿Necesitamos saber programar para usar Lovable?
No. A Lovable se le pide lo que se necesita en español. Lo que sí hace falta es tener claro el proceso, por eso empezamos con el mapa de procesos.
Si elegimos la modalidad A, ¿después podemos hacer cambios nosotros?
Sí. Se pueden pasar a la modalidad B cuando quieran. Si su equipo modifica la plataforma, los cambios que hagan quedan bajo su responsabilidad.
¿Se conecta con nuestro sistema contable, con Movii o con USA?
En esta fase no. Financiera recibe el aviso para crear el tercero, el estado de riesgos se registra en la plataforma y las redenciones de USA entran con el archivo mensual. Las integraciones se pueden cotizar después.
¿Cuántas personas pueden usarla?
No hay límite por usuario. Cada cliente y cada persona del equipo tiene su propio acceso con su rol.
¿Qué costos mensuales hay?
Los planes de Lovable y Supabase, que pagan directo al proveedor, desde USD 25 al mes cada uno. En la modalidad A se suma la operación mensual de $750.000.
¿Se puede conectar WhatsApp después?
Sí. El agente de WhatsApp es opcional y se recomienda agregarlo cuando la Fase 1 ya esté funcionando.
11 · Siguiente paso
Empecemos por el mapa de procesos.
Con la modalidad definida y el anticipo, la primera semana nos sentamos con cada área a dejar claro el flujo, y desde ahí arranca la construcción.
Ref. COT-20261027-INCOMM